各市、縣、自治縣人民政府，省政府直屬各單位：

　　為貫徹落實《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(國辦發〔2023〕26號)，切實做好我省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，現將《海南省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》印發給你們，請結合實際認真貫徹執行。

　　海南省人民政府辦公廳

　　2024年10月26日

　　(此件主動公開)

　　海南省政務服務電子文件歸檔

　　和電子檔案管理實施辦法

　　第一章 總 則

　　第一條為推進和規范海南省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案真實、完整、可用，助推政府數字化轉型，提升政務服務效能。根據《中華人民共和國檔案法》《國務院關于在線政務服務的若干規定》《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等有關規定，結合我省實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于海南省政務服務實施機構開展的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執行。法律法規另有規定或涉及國家安全、國家秘密等情況除外。

　　本辦法所稱政務服務實施機構，是指依法履行政務服務職能的黨委工作部門、政府工作部門、群團組織，具有公共服務職能的企事業單位。

　　本辦法所稱政務服務，是指政務服務實施機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項過程中提供的服務。

　　本辦法所稱政務服務辦理系統，是指全省統籌建設用于辦理政務服務的業務信息系統。

　　本辦法所稱的政務服務電子文件，是指政務服務實施機構在履行其法定職責過程中通過政務服務辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，由內容、結構、背景等組成。

　　本辦法所稱的政務服務電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的政務服務電子文件。

　　第三條政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的原則。

　　第四條政務服務電子文件形成、辦理、歸檔，以及電子檔案的移交、接收、保管和利用等全過程應當符合國家有關法律法規、標準規范的要求，確保政務服務電子文件與電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。

　　符合來源可靠、程序規范、要素合規要求的政務服務電子文件，可以以電子形式歸檔并向同級檔案部門移交。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。除法律、行政法規另有規定外，不再以紙質形式歸檔和移交。

　　第二章 職責與分工

　　第五條省級檔案主管部門會同省級政務服務管理部門，負責統籌規劃和組織協調全省政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規章制度和業務規范。

　　各級政務服務實施機構負責制定本單位政務服務電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限，并報同級檔案主管部門審核，明確電子文件歸檔和電子檔案管理的責任部門或人員，做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案管理工作。

　　各級政務服務管理部門負責統籌協調本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，定期向同級國家綜合檔案館移交本級政務服務電子檔案。

　　各級檔案主管部門負責監督和指導本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審核政務服務電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限。

　　各級國家綜合檔案館應當明確政務服務電子檔案移交進館要求，建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施和應用系統，保障政務服務電子檔案規范接收、長久保存和共享利用。

　　第六條省級政務服務管理部門應當按照國家有關標準規范，進一步完善政務服務平臺電子文件歸檔系統或歸檔模塊功能，鼓勵和推進各級政務服務實施機構統一使用政務服務平臺電子文件歸檔系統或歸檔模塊功能完成歸檔和檔案管理工作。積極推進省政務服務一體化平臺與電子檔案管理系統的數據銜接，實現政務服務電子文件和電子檔案全流程管理，確保政務服務電子文件與電子檔案真實、完整、可用和安全。

　　第三章 收集與歸檔

　　第七條政務服務電子文件收集范圍，包括政務服務辦理系統中的文本、圖像、音頻、視頻等不同形式的電子文件及其元數據，以及能反映政務服務平臺中辦理全流程內容、結構、背景的數據信息，要做到“應收盡收、應歸盡歸”。

　　第八條政務服務電子文件歸檔格式，應當符合《政務服務事項電子文件歸檔規范》(GB/T 42727-2023)(以下簡稱《歸檔規范》)、《海南省電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》等有關標準規范要求，且具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能。加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段后歸檔。

　　第九條各級政務服務實施機構應當依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《機關檔案管理規定》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等文件以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務目錄等要求，結合“機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度”，制定本單位政務服務電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限。

　　政務服務辦理全過程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。政務服務電子檔案保管期限分為永久和定期,定期應不低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

　　第十條政務服務電子文件一般以辦件為基本單位進行歸檔整理，形成歸檔信息包。歸檔信息包的內容、結構和命名規則，以及歸檔工作的開展應符合《歸檔規范》等國家有關標準規范要求。政務服務事項辦理過程中以數據共享形式調閱的電子證照等電子文件及其元數據應與該辦件形成的電子文件及元數據一并歸檔。涉及聯合辦理的政務服務事項，相關政務服務實施機構應當按照各自職責做好政務服務電子文件歸檔工作。

　　第十一條政務服務電子文件歸檔由政務服務實施機構檔案部門或專職人員采用在線方式歸檔(見附件1)，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的第二年6月底。

　　第四章 保管與利用

　　第十二條政務服務辦理系統管理部門應當建立健全政務服務電子檔案安全管理制度和安全防護體系，確保政務服務辦理系統電子檔案管理系統安全、穩定、高效運行，電子檔案數據資源安全可控。

　　第十三條各級政務服務實施機構應當建立健全政務服務電子檔案的備份制度和應急管理機制，做好本單位政務服務電子檔案登記、保管、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、銷毀等安全管理工作。

　　各級政務服務實施機構應當定期做好政務服務電子檔案數據離線備份，離線備份應采用不少于一種的耐久性較好存儲介質，重要政務服務電子檔案應采用多種多套的方式進行備份。

　　第十四條政務服務電子文件辦理過程中應當按照國家有關法律法規要求，規范使用密碼技術進行保護。

　　第十五條 各級國家綜合檔案館應當會同各級政務服務管理部門在符合國家網絡安全、數據安全等有關法律法規要求的前提下，依托政務服務平臺或電子檔案管理系統,積極推進政務服務電子文件和電子檔案共享利用。

　　第十六條涉及國家秘密的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。

　　第五章 移交與接收

　　第十七條各級政務服務管理部門應當依托政務服務平臺電子文件歸檔系統或歸檔模塊功能和電子檔案管理系統定期向同級國家綜合檔案館移交政務服務電子檔案(見附件2)。

　　第十八條各級政務服務管理部門向同級國家綜合檔案館移交政務服務電子檔案時，應當同時附有開放利用意見。

　　各級國家綜合檔案館應當及時做好政務服務電子檔案的接收、登記工作，并按照國家有關規定對接收的政務服務電子檔案進行“四性”檢測，確保政務服務電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　第十九條政務服務電子檔案移交與接收應當遵循《電子檔案移交與接收辦法》等國家有關標準規范要求，辦理移交接收手續，并出具移交與接收清單。

　　第二十條各級國家綜合檔案館應當遵循《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本級政務服務電子檔案的接收范圍。

　　第二十一條政務服務電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。移交時間原則上不超過歸檔后的第二年6月底。有特殊情況的，可申請延時移交。

　　第六章 監督與檢查

　　第二十二條各級檔案主管部門應當會同本級政務服務管理部門依據有關法律、行政法規對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監督檢查，對發現的問題督促有關單位及時整改。

　　第二十三條違反檔案管理有關規定的，依法依規予以處理。

　　第七章 附 則

　　第二十四條中央駐瓊有關單位在依法履行行政管理和公共服務職責、面向企業和群眾提供政務服務過程中形成的電子文件和電子檔案，可以參照本辦法管理。

　　第二十五條本辦法由省級檔案主管部門負責解釋。

　　第二十六條本辦法自2024年12月1日起施行。