局機關各科室，市大數據中心：

現將《濰坊市大數據局檔案管理辦法》印發給你們，請認真遵照執行。

濰坊市大數據局

2025年7月14日

（此件公開發布）

濰坊市大數據局檔案管理辦法

第一章總則

第一條 為加強局機關、大數據中心的檔案管理，維護檔案的完整與安全，更好地為各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案管理規定》、《檔案工作突發事件應急處理管理辦法》以及《山東省檔案條例》，結合我局實際，制定本辦法。

第二條 機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。要進一步加強對檔案工作的組織領導，健全機構、理順體制、配備設備、充實人員，積極組織協調，將檔案工作納入整體規劃、與業務工作共同推進。

第三條 局機關檔案是指局機關、大數據中心各科室在開展各項工作和活動中，直接形成的具有保存價值的各種紙質檔案（文字材料、圖表、統計數據）、電子檔案（數碼照片、數字錄音、數字錄像）、其他載體檔案（照片檔案、光盤檔案）及其他各類不同形式的歷史記錄。

第二章工作機構及其職責

第四條  局機關檔案室隸屬局辦公室，檔案工作由一名局領導分管、辦公室主任主管。局機關檔案室設置一名專職檔案管理人員，局機關、大數據中心各科室由科長指定一名人員作為兼職檔案管理人員，承擔本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作。局機關應當建立以局辦公室為中心，由局機關、大數據中心各科室負責人組成的檔案工作架構。

第五條 專職檔案管理人員主要工作職責:

（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規、規章及各項相關的方針政策;建立、健全本局檔案工作的規章;制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃。

（二）負責局機關、大數據中心各種門類和載體檔案的集中統一管理，加強檔案信息化建設，積極開發利用檔案信息資源。

（三）對局機關、大數據中心各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導。

（四）負責局機關、大數據中心檔案的接收、統計、鑒定和銷毀工作，按規定定期向市檔案館移交本局具有長久保存價值的檔案和向市檔案局報送年度檔案基本情況的統計工作。

（五）按照《中華人民共和國政府信息公開條例》規定，及時向市檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

（六）認真學習更新檔案工作業務，接受市檔案局檔案管理科室的監督、指導和檢查，不斷提高工作質量和工作效率。

第六條 兼職檔案管理人員主要職責:

按照“誰主管誰負責、誰生成誰負責”的原則，負責本科室業務活動中形成的具有保存價值的各種載體檔案的收集、整理、編目，按規定要求整理后，定期移交局機關檔案室集中統一管理。

第三章整理與歸檔

第七條根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，凡本局在日常公務活動中產生形成的各種有保存價值的文件材料均應歸檔，任何人不得據為己有和拒絕歸檔或者毀損、丟失。

機關檔案包括:

（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）機關履行行業特有職責形成的專業檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案;

（四）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

（六）其他檔案。

第八條具體歸檔范圍和保管期限參照本局編制的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，歸檔文件應當為原件。不需要歸檔的公文以及刊物、圖書資料等，可由各科室單獨暫時保存。

文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2）、《建設項目檔案管理規范》（DA/T28）及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821）和《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）規定。

其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。

第九條  檔案資料的保管期限要根據其利用價值合理確定，文書檔案的保管期限為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。會計、人事、基建、設備等檔案按有關規定確定保管期限。

第十條 各類檔案案卷質量和裝具等均按國家檔案標準執行。凡屬立卷歸檔的文件、圖紙、資料所用書寫材料和制成材料必須符合檔案質量要求，具有永久、定期30年保存價值的文件材料禁止使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆書寫。

第十一條 局機關應制定統一的檔案分類方案。機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

第十二條局機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

局機關檔案門類按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼，專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第十三條 各類檔案歸檔時間嚴格按照國家檔案管理標準的規定執行。上一年度的文書檔案、業務檔案應在次年三月底以前向局檔案室移交歸檔;會計檔案隔年送檔案室歸檔;聲像及電子檔案凡與其他文書檔案相關聯的，可與相關的文書檔案一起歸檔，其他單項活動的聲像、電子檔案一般應在活動結束后兩個月內歸檔。信息化項目檔案應在項目竣工驗收后兩個月內由科室負責人整理歸檔、妥善保存備查，保存時間不少于10年。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

第十四條 檔案的移交與接收。各類檔案按照相關標準規范整理后，由各科室兼職檔案管理人員填寫移交目錄一式二份(具體到每份文件，含電子版文檔)，與局檔案室進行交接后簽名蓋章，雙方各保存一份。

任何科室和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第四章檔案管理和查閱利用

第十五條 局機關根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

第十六條 局機關設專門檔案室。配套完善保管檔案的必要設施，室門窗要堅固，要采取檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染“九防”措施。

檔案室不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

無關人員不得擅自進入檔案室。

第十七條 局機關檔案室應當定期組織各科室檔案兼職人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第十八條 應運用計算機等現代化手段對局機關檔案信息數據進行科學管理，并建立相應的電子檔案。電子檔案的保管應配備專用的數據存儲設備，及時備份。通過網絡管理的，還須做好網絡安全防護，確保數據的完整、安全。

第十九條 建立檔案鑒定銷毀小組，對已超過保管期限和解密期限檔案進行鑒定。銷毀文件時，要編制銷毀清冊，檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按流程進行銷毀。

第二十條 局機關分管檔案工作的單位負責人、辦公室負責人、檔案工作負責人、相關業務科室負責人、相關業務科室檔案兼職人員在檔案銷毀清冊上簽署意見。

第二十一條 局機關辦公室組織檔案銷毀工作，并與相關業務科室共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；執行銷毀檔案任務時，必須有兩人以上監督，必須到指定場所進行銷毀;在檔案銷毀后、應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

第二十二條 檔案查閱利用

（一）查閱檔案資料應辦理有關手續，查閱局黨組紀要，必須經局分管領導批準。查閱檔案須在局檔案室內進行，不能擅自帶出查閱。外來單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，并經辦公室主任批準。查閱檔案的單位或個人，不得擅自摘抄、復制、拍攝檔案內容，也不得擅自將材料裝入檔案。

（二）有密級的文件檔案不能借出和復印，查閱須經局辦公室主任批準。查閱人應嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。

（三）借閱檔案必須遵循有關規定，履行必要的借閱手續，不得轉借他人，閱完及時歸還，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

第五章檔案信息化建設

第二十三條 局機關加強檔案信息化工作。局機關檔案信息化工作與局機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，資源共享共用。    局機關建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。    電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存要求。    局機關辦公室統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章檔案管理獎懲

第二十四條 對認真遵守檔案管理工作規定，在檔案管理工作中愛崗敬業、成績突出的，應當予以表彰和獎勵。對違反檔案管理規定的，要予以批評并責令改正;對檔案工作造成影響或受到損失的，視情節輕重，要追究直接責任人和相關科室負責人的責任。

第七章檔案管理突發事件應急處置

第二十五條 突發事件應急處置是指可能危及檔案安全的汛期警報、火災警報、防盜保密事件等處理與防范措施，以及及時地組織人員，保證檔案安全的活動。檔案是不可再生資源。當面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為重大事故和自然災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少其對檔案的影響。

第二十六條 組織機構及主要職責

（一）檔案管理應急工作領導小組的組成

由分管檔案工作的班子成員任組長，辦公室主任任副組長，成員由局機關、大數據中心相關科室負責人和檔案、信息安全工作人員組成。應急工作領導小組辦公室設在局辦公室。

（二）領導小組及辦公室主要職責

當檔案室發生重大事故或災害時，具體組織事故處理，救災管理和協調工作，及時統計受災影響范圍和受災程度，向局領導做好情況匯報。

第二十七條處置程序

（一）局檔案管理突發事件應急工作領導小組辦公室通知各相關科室參與應急處置。在局檔案管理突發事件應急工作領導小組的統一指揮下，局機關、中心各相關科室加強溝通、互相支持、積極配合、密切協作。

（二）應急處置過程中，局檔案管理應急工作領導小組辦公室督促檢查各項決策和應對措施的落實執行情況，確保各項處置決策和應對措施落實到位，取得實效。

（三）檔案管理突發事件處置完畢，由局檔案管理突發事件應急工作領導小組辦公室提出終止應急狀態的建議，經局領導批準后，終止應急響應并由局檔案管理突發事件應急工作領導辦公室通知相關科室。

第八章附 則

第二十八條  本辦法自發布之日起執行。